Cómo funciona y qué datos ve
Esta página está escrita para quien quiere saber exactamente qué hay detrás antes de escribir su cédula. Sin tecnicismos, pero sin omitir nada.
De dónde salen los datos
Del registro de inscripción del colegio (el sistema Arcadat), el mismo que las familias llenan cada año: nombre del alumno, grado y sección; nombre, cédula, correo y celular de sus representantes. El asistente recibe una copia de ese registro y nada más.
No hay calificaciones, ni historial médico, ni datos bancarios. El asistente no crea cuentas nuevas ni pide datos que el colegio no tenga: si tu cédula no está en el registro, no puedes activarte, y eso es a propósito.
Dónde viven
En un servidor contratado en exclusiva para el asistente, no en una plataforma compartida con otras empresas ni en una hoja de cálculo que circule por correo. Al servidor solo accede el equipo técnico, con llaves de acceso, no con contraseñas. Las comunicaciones viajan cifradas.
Los grupos del colegio son privados: no aparecen en búsquedas de Telegram y nadie puede entrar sin que el asistente lo autorice.
Cómo se entra
- Escribes tu cédula. El asistente la busca en el registro. La cédula sola no da acceso a nada.
- Recibes un código de 6 dígitos en el correo que figura en tu ficha de inscripción. Solo quien puede abrir ese correo puede continuar. Si alguien intenta adivinar, el asistente lo bloquea al tercer intento.
- Escribes el código y tu cuenta de Telegram queda vinculada a tu cédula. No vuelves a hacerlo: en adelante el asistente te reconoce.
No hay contraseñas que puedan filtrarse ni que haya que recordar. Padre, madre y representante legal se activan cada uno con su propia cédula y su propio correo.
Quién entra a los grupos
Solo quien se ha verificado con su cédula, y solo a los grupos que le corresponden según sus hijos inscritos. Las reglas, por orden:
- Los enlaces que entrega el asistente son personales y de un solo uso: sirven para una persona, una vez, y caducan en 24 horas. Un enlace reenviado a otra persona no le sirve; si alguien lo usa, el asistente lo retira del grupo y le explica cómo activarse con su propia cédula.
- Quien pide entrar a un grupo sin estar verificado es rechazado automáticamente y recibe las instrucciones para activarse.
- Quien está verificado pero pide un grupo que no le corresponde también es rechazado.
- Si un hijo cambia de grado o de sección, el asistente retira al representante del grupo anterior y le entrega el nuevo.
- En el grupo, la bienvenida lleva el nombre real del representante y de quién es representante, aunque su cuenta de Telegram tenga otro nombre. Los administradores del colegio siempre pueden saber quién es quién.
La inteligencia artificial
El asistente académico usa Gemini, el modelo de Google, a través de su servicio profesional de pago para desarrolladores. Es importante distinguirlo de la aplicación gratuita: en el servicio de pago, lo que se escribe no se usa para entrenar los modelos de Google ni es revisado por personas con ese fin.
La base de datos de alumnos y representantes y la inteligencia artificial son dos piezas separadas que no se hablan. Cuando alguien hace una pregunta, el modelo recibe exactamente dos cosas: la pregunta (con la foto o el documento que la acompañe) y el manual institucional del colegio, que es público para la comunidad: horarios, uniformes, reglamento, calendario, docentes. No recibe el registro escolar, ni el nombre de quien pregunta, ni datos de ninguna familia.
El modelo opera con instrucciones fijas que le prohíben revelar datos personales de alumnos, representantes o personal, y que lo obligan a responder con lenguaje y contenido adecuados al contexto educativo. Está configurado para explicar paso a paso y no entregar la respuesta a una tarea.
Las conversaciones no se guardan. El asistente conserva en memoria el hilo de cada consulta durante un máximo de 24 horas, para poder seguir explicando, y después lo descarta.
Qué guarda y qué no
| Guarda | Para qué |
|---|---|
| El registro escolar (alumnos y representantes) | Verificar quién es de la comunidad y qué grupos le corresponden. Se actualiza con cada carga del colegio; quien egresa deja de aparecer. |
| Tu cuenta de Telegram vinculada a tu cédula | Reconocerte sin repetir la verificación y aprobar tus ingresos a los grupos. |
| A qué grupos entraste a través del asistente | Que el colegio pueda administrar la composición de sus grupos durante el año escolar. |
| Las gestiones que envías (comprobante, cita, inasistencia) | Tramitarlas: van por correo a Administración o a la coordinación, como siempre, y quedan en los registros internos del colegio. |
| Contadores de uso sin nombres | Saber cuántas consultas hay de cada tipo para mejorar el servicio. |
| No guarda | |
|---|---|
| Las conversaciones con el asistente académico | Se descartan en menos de 24 horas. |
| Contraseñas | No existen. |
| Ubicación, contactos, historial de navegación, identificadores publicitarios | No se recogen. No hay publicidad ni herramientas de seguimiento de terceros. |
Los menores
Los alumnos de Bachillerato pueden activarse con su propia cédula para usar el asistente académico y entrar al grupo de alumnos de su año. No tienen acceso a nada administrativo ni financiero de su familia: comprobantes, citas e inasistencias son solo de sus representantes. El código de verificación del alumno llega a su correo y también al de sus padres, que así se enteran y pueden pasárselo.
Existe además una medida de protección: si un mensaje muestra señales de que un alumno pudiera estar en una situación de riesgo, la dirección del colegio recibe una alerta para actuar según sus protocolos. Es lo mismo que haría un docente atento en un pasillo. Este diseño sigue el principio del interés superior del niño y el derecho al honor y propia imagen de la LOPNNA (artículos 8 y 65).
En los grupos de alumnos no hay padres de forma general; la coordinación evalúa cualquier caso particular.
Quién tiene acceso
Conviene decirlo con claridad en vez de prometer que "nadie ve nada":
- Cada familia ve únicamente a sus hijos y sus propias gestiones.
- El colegio (administración y coordinaciones) recibe las gestiones y administra los grupos, como lo hacía antes por WhatsApp y correo.
- El equipo técnico que opera el asistente accede al servidor para mantenerlo y para resolver casos de soporte, bajo autorización escrita del colegio.
- Los proveedores (Google para el modelo y el correo, Telegram como plataforma, el proveedor del servidor) tratan los datos solo para prestar el servicio; no están autorizados a usarlos para fines propios. Nada se vende ni se cede con fines comerciales.
El detalle completo, con base legal, está en la política de privacidad.
Preguntas que nos han hecho
¿Por qué piden la cédula? ¿No es un dato delicado?
Porque es el identificador que el colegio ya usa en su registro desde la inscripción. No es un dato nuevo, y la cédula sola no abre nada: hace falta el código del correo.
¿Esto es una "IA pública" que ve mis datos?
No. La IA solo recibe la pregunta y el manual del colegio, nunca el registro de familias. Y es el servicio profesional de pago de Google, en el que lo escrito no entrena sus modelos. La gestión de los datos del colegio es local y separada.
¿Alguien lee lo que mi hijo le escribe al asistente?
No se guarda. La única excepción es la alerta de riesgo a la dirección, que es una medida de protección, no de vigilancia.
¿Qué pasa si alguien consigue un enlace de un grupo?
Nada. Los enlaces son personales y de un solo uso; quien entre con el enlace de otra persona es retirado al instante. Sin cédula verificada no se entra.
¿Por qué Telegram y no WhatsApp?
Porque Telegram permite que un asistente administre los grupos: verificar quién entra, retirar a quien no corresponde, saber quién es quién aunque use otro nombre, y mantener canales de difusión de solo lectura. Nada de eso es posible en WhatsApp. Por eso el colegio solo considera oficial lo que circula por Telegram.
¿Quién ve el comprobante de pago que envío?
Administración del colegio, la misma gente que lo veía cuando llegaba por WhatsApp o por correo. Nadie más.
¿Qué pasa con mis datos cuando mi hijo se retira?
El acceso se desactiva solo: en cuanto tu cédula deja de aparecer en el registro del colegio, el asistente deja de reconocerte y los enlaces dejan de funcionar.
¿Puedo pedir que borren mis datos?
Los datos de identificación son del registro del colegio y se corrigen o eliminan ahí, como siempre. Para desvincular tu cuenta de Telegram o cualquier otra solicitud sobre el asistente, el procedimiento está en eliminación de datos.