Política de privacidad

El Servicio «Asistente ByG» es el canal digital de comunicación entre las familias del Colegio Simón Bolívar y Giuseppe Garibaldi (el «Colegio») y la institución, y está disponible en dos modalidades:

• La aplicación móvil «Asistente ByG» para Android (la «Aplicación»).
• El asistente de Telegram «@AsistenteByGbot» (el «Bot»), que incluye una mini aplicación dentro de Telegram para las gestiones administrativas y administra el ingreso a los grupos de Telegram del Colegio.

Ambas modalidades comparten el mismo registro de datos y los mismos principios de tratamiento. Donde existen diferencias, esta política las señala.

1. Responsable del Servicio

El Servicio es desarrollado y operado por Eduardo Maurin, con domicilio en Caracas, Venezuela, correo de contacto info@asistentebyg.cloud. El Servicio se opera con autorización escrita del Colegio, que actúa como fuente de los datos del registro escolar y destinatario de las gestiones que los usuarios envían a través de él.

2. A quién está dirigido el Servicio

La Aplicación móvil está dirigida exclusivamente a los representantes legales de los alumnos del Colegio, es decir, a personas adultas. No permite el acceso directo de menores de edad.

El Bot de Telegram está dirigido a la comunidad educativa del Colegio:

• Los representantes legales (padre, madre o representante registrado) acceden a todas las funciones: asistente académico, gestiones administrativas y grupos de Telegram.
• Los alumnos de bachillerato pueden acceder únicamente al asistente académico y a su grupo de Telegram de alumnos. No tienen acceso a las gestiones administrativas (mensualidad, comprobantes, citas, inasistencias), que quedan reservadas a sus representantes.
• El personal docente y administrativo accede en el marco de sus funciones, a los grupos de las secciones y niveles donde trabaja.

En ambas modalidades, el acceso se valida contra el registro administrativo del Colegio: solo pueden ingresar las personas que constan en él.

3. Qué datos se tratan y de dónde provienen

El Servicio no permite crear cuentas nuevas ni recopila datos de registro por su cuenta: el acceso se valida contra el registro administrativo que el Colegio mantiene de sus alumnos, representantes y personal. Los datos tratados son:

Categoría	Datos	Origen	Para qué se usan
Identificación del representante	Cédula de identidad, nombre y apellido, correo electrónico, teléfono celular	Registro administrativo del Colegio (sistema Arcadat)	Verificar que quien ingresa es un representante registrado y enviarle el código de acceso
Identificación del alumno	Nombre y apellido, cédula (alumnos de bachillerato), grado, etapa y sección, correo electrónico cuando consta	Registro administrativo del Colegio (sistema Arcadat)	Mostrar al representante la información de sus representados; dirigir las gestiones al área correcta; permitir a los alumnos de bachillerato verificar su acceso
Identificación del personal	Nombre, cédula, correo, celular, cargo y nivel, los grupos que le corresponden y, cuando el Colegio la tiene registrada, la cuenta de Telegram que usa en los grupos	Listas de personal que entregan las coordinaciones del Colegio	Verificar al personal y entregarle los grupos de las secciones donde trabaja
Vinculación con Telegram (solo Bot)	Identificador numérico de la cuenta de Telegram y nombre visible en Telegram, asociados a la cédula verificada; registro de los grupos del Colegio en los que está cada cuenta, sea porque ingresó a través del Bot o porque el Bot lo comprobó en Telegram; enlaces de ingreso personales emitidos y usados	Generados al verificarse el usuario, al ingresar a los grupos y al comprobar el Bot la composición de los grupos	Reconocer al usuario en sesiones posteriores sin repetir la verificación; aprobar su ingreso a los grupos que le corresponden y no enviarle enlaces de grupos donde ya está; retirar a quien use un enlace ajeno; permitir al Colegio administrar la composición de sus grupos
Gestiones enviadas por el usuario	Fotos de comprobantes de pago; solicitudes de cita (profesor y motivo); reportes de inasistencia (fechas, motivo y, opcionalmente, un justificativo adjunto que puede ser un certificado médico u otro documento de salud)	Proporcionados voluntariamente por el usuario	Tramitar la gestión ante la administración o coordinación del Colegio
Consultas al asistente	Texto de las preguntas y, si el usuario los adjunta, imágenes o documentos (PDF/Word)	Proporcionados voluntariamente por el usuario	Generar la respuesta del asistente
Correos actualizados	Correo electrónico indicado por el propio usuario (confirmado con un código enviado a ese correo) o por el equipo de soporte tras revisar la ficha, junto con el que figuraba en el registro	Proporcionados por el usuario o por el equipo de soporte	Enviar los códigos de acceso y las comunicaciones al correo correcto aunque el registro del Colegio aún no esté actualizado; entregar al Colegio las correcciones para que actualice su registro
Correos enviados	Registro de a qué direcciones se envió cada comunicado o invitación del Servicio y de las direcciones que devolvieron error	Generados por el Servicio	No repetir envíos y permitir al Colegio corregir direcciones erróneas en su registro
Datos técnicos mínimos	Códigos de acceso temporales, contadores de uso agregados (número de consultas por tipo, sin identificar al usuario) y registros básicos de operación del servicio	Generados por el Servicio	Seguridad del acceso, funcionamiento y mantenimiento del servicio

El Servicio no recopila ubicación, contactos, historial de navegación ni identificadores publicitarios, no incluye publicidad y no utiliza herramientas de análisis o seguimiento de terceros.

4. Cómo funciona el acceso (sin contraseñas)

Para ingresar, el usuario introduce su cédula de identidad. Si esta corresponde a una persona registrada, el Servicio envía un código de un solo uso al correo electrónico que consta en el registro del Colegio. Al verificar el código, el acceso queda activado.

• En la Aplicación móvil, se emite un token de sesión que se almacena únicamente en el dispositivo del usuario.
• En el Bot de Telegram, la cuenta de Telegram del usuario queda vinculada a su cédula, de modo que no necesita repetir la verificación en sesiones posteriores. Esta vinculación se mantiene mientras la cédula conste en el registro vigente del Colegio.
• En el caso de alumnos de bachillerato que no tienen correo electrónico propio en el registro, el código se envía al correo de sus representantes. Además, si alguno de sus representantes ya está verificado en el Bot, el código le llega también por Telegram, para que se lo facilite.
• En el caso del personal del Colegio cuya cuenta de Telegram consta en las listas de personal, la verificación la hace el propio Colegio con esa asociación: el Bot le envía sus enlaces personales de ingreso sin pedirle cédula ni código. El personal sin cuenta registrada se verifica con su cédula como los demás usuarios.

El Servicio no usa ni almacena contraseñas. Tras tres intentos fallidos de verificación, el acceso se bloquea temporalmente.

El usuario verificado puede actualizar su correo desde el Bot; el cambio se confirma con un código enviado al correo nuevo. Si el usuario aún no puede verificarse porque el correo del registro es erróneo, el equipo de soporte, tras revisar la ficha, puede registrar el correo correcto. En ambos casos el correo actualizado prevalece sobre el del registro del Colegio y se le comunica al Colegio para que actualice su registro.

Adicionalmente, en el Bot de Telegram, quien ya pertenece a los grupos oficiales del Colegio en Telegram es reconocido como miembro de la comunidad educativa para el uso del asistente, sin necesidad de verificación adicional; el ingreso a nuevos grupos sí requiere la verificación con cédula.

5. Gestiones que el usuario envía

Comprobantes de pago: la foto del comprobante se envía por correo electrónico a la administración del Colegio, junto con los datos del alumno y del representante. Además, el Colegio conserva un archivo de los comprobantes recibidos en un canal privado de Telegram de acceso restringido al personal administrativo, y registra cada gestión en una hoja de cálculo administrativa. Estos archivos son registros internos del Colegio y se tratan conforme a sus procedimientos.

Solicitudes de cita: los datos de la solicitud (alumno, profesor, motivo y correo del representante) se envían por correo electrónico a la coordinación correspondiente del Colegio y se registran en la hoja de cálculo administrativa.

Reportes de inasistencia: las fechas y el motivo se envían por correo electrónico a la coordinación correspondiente y se registran en la hoja de cálculo administrativa. De forma opcional, el usuario puede adjuntar un justificativo (por ejemplo, un certificado médico); cuando lo hace, ese documento puede contener información de salud, que se trata con el único fin de justificar la inasistencia ante el Colegio.

Consulta de mensualidad: el Servicio muestra los montos vigentes de la mensualidad y su equivalente en bolívares según la tasa oficial del Banco Central de Venezuela. Esta consulta no transmite datos del usuario a terceros.

Todas las gestiones tienen como destinatario al personal autorizado del Colegio, que las trata conforme a sus propios procedimientos internos.

6. Asistente con inteligencia artificial

El asistente de consultas se apoya en los modelos de inteligencia artificial Gemini, de Google, a través de su interfaz de programación (API) para desarrolladores en su modalidad de servicios de pago. Cuando el usuario escribe una pregunta o adjunta una imagen o documento, ese contenido se transmite cifrado a la API con el único fin de generar la respuesta.

Conforme a los términos vigentes de Google para sus servicios de pago, el contenido enviado no se utiliza para entrenar sus modelos de inteligencia artificial ni es objeto de revisión humana con fines de mejora de sus productos.

El asistente no recibe el registro escolar. La base de datos de alumnos y representantes y el asistente de inteligencia artificial son componentes separados: el asistente recibe únicamente la consulta del usuario y la información institucional de carácter general (reglamento, horarios, calendario, docentes, uniformes y similares), nunca datos personales de otras familias.

El asistente opera con instrucciones de configuración que le prohíben revelar datos personales de alumnos, representantes o personal del Colegio, en línea con el derecho al honor, reputación y propia imagen que consagra el artículo 65 de la Ley Orgánica para la Protección de Niños, Niñas y Adolescentes (LOPNNA). Asimismo, está configurado para responder con lenguaje y contenido adecuados al contexto educativo y al nivel académico del Colegio.

Para poder mantener el hilo de una conversación, el Servicio conserva temporalmente en memoria las últimas consultas de cada usuario durante un máximo de veinticuatro horas, tras lo cual se descartan. Las conversaciones no se almacenan de forma permanente.

Se recomienda a los usuarios aplicar el principio de minimización de datos: no incluir en las consultas información sensible innecesaria (por ejemplo, médica, financiera o socioeconómica), que la gestión escolar ordinaria no requiere.

7. Con quién se comparten los datos

Los datos no se venden ni se ceden con fines comerciales o publicitarios. Solo intervienen los siguientes destinatarios y proveedores de servicio:

• El Colegio: destinatario de las gestiones (comprobantes, citas, inasistencias), administrador de los grupos de Telegram y fuente del registro escolar.
• Google LLC: como proveedor de la API de Gemini (asistente), del servicio de correo mediante el cual se envían los códigos de acceso, los comunicados y las gestiones al Colegio, y de la hoja de cálculo donde el Colegio registra las gestiones.
• Telegram FZ-LLC: como plataforma sobre la que opera el Bot, la mini aplicación y los grupos del Colegio. Los mensajes intercambiados con el Bot y en los grupos se transmiten a través de la infraestructura de Telegram conforme a su propia política de privacidad.
• Hostinger: proveedor del servidor donde se aloja el Servicio (servidor en Boston, Estados Unidos).

Estos proveedores tratan los datos como encargados técnicos, conforme a sus términos de servicio, y no están autorizados a usarlos para fines propios distintos de la prestación del servicio. El envío de cada gestión al Colegio lo inicia el propio usuario al utilizar la función correspondiente.

8. Datos de menores de edad

El Servicio trata datos de alumnos (nombre, grado, etapa, sección y, en bachillerato, cédula) que provienen del registro escolar del Colegio.

En la Aplicación móvil, esos datos se muestran únicamente al representante legal vinculado a cada alumno en el registro. Los menores de edad no acceden a la Aplicación.

En el Bot de Telegram, los alumnos de bachillerato pueden verificar su acceso con su propia cédula para utilizar el asistente académico y para ingresar a su grupo de alumnos. Este acceso está autorizado por el Colegio en el marco de la relación educativa, con las siguientes salvaguardas:

• Los alumnos no tienen acceso a información administrativa ni financiera de su familia, ni a las gestiones (comprobantes, citas, inasistencias), que permanecen reservadas a sus representantes.
• El asistente está configurado para responder de forma adecuada a menores de edad, con contenido y lenguaje ajustados al contexto educativo.
• El asistente no revela datos personales de ninguna persona.
• El Colegio dispone de medidas de protección: ante indicios de que un alumno pudiera encontrarse en una situación de riesgo, la dirección del Colegio puede recibir una alerta para actuar conforme a sus protocolos de protección. Esta medida responde al deber de protección que la LOPNNA impone a las instituciones educativas.

Este diseño responde al principio del Interés Superior de Niños, Niñas y Adolescentes (artículo 8 de la LOPNNA) y al derecho al honor, reputación y propia imagen (artículo 65): la información de cada alumno circula exclusivamente entre el Colegio, el alumno y su representante legal, sin exposición a terceros, sin publicidad y sin herramientas de seguimiento.

El tratamiento de los datos de los alumnos se realiza en el contexto de la relación educativa entre el Colegio y las familias, con la autorización del Colegio. Para cualquier solicitud relacionada con los datos de un alumno, el representante legal puede dirigirse al Colegio o al contacto indicado en esta política.

9. Conservación de los datos

• Los códigos de acceso son temporales y expiran a los pocos minutos de emitidos. Los enlaces personales de ingreso a los grupos caducan a las veinticuatro horas o al usarse.
• El token de sesión de la Aplicación móvil reside en el dispositivo del usuario y puede eliminarse cerrando sesión o desinstalando la Aplicación.
• La vinculación entre la cuenta de Telegram y la cédula se mantiene mientras la cédula conste en el registro vigente del Colegio; al egresar el alumno o dejar de constar el representante, la vinculación pierde validez en la siguiente actualización del registro.
• Los correos actualizados se conservan mientras la persona conste en el registro del Colegio; cuando el registro del Colegio ya contiene el correo correcto, la corrección deja de ser necesaria y puede eliminarse.
• El registro de pertenencia a los grupos se conserva durante el año escolar para la administración de los grupos, y se renueva con cada año escolar.
• Las consultas al asistente se conservan temporalmente en memoria (máximo veinticuatro horas) y no se almacenan de forma permanente.
• Las gestiones enviadas se transmiten al Colegio por correo electrónico; el archivo de comprobantes en el canal privado de Telegram y el registro en la hoja de cálculo administrativa son registros internos del Colegio, conservados conforme a sus procedimientos.
• El registro escolar (alumnos, representantes y personal) se actualiza conforme a la matrícula y las listas del Colegio; al egresar un alumno, sus datos dejan de estar disponibles en el Servicio en la siguiente actualización del registro. Las copias de seguridad de este registro se eliminan automáticamente pasados treinta días.

10. Seguridad

• Todas las comunicaciones entre el Servicio y el servidor viajan cifradas mediante HTTPS (TLS); las comunicaciones con Telegram se realizan a través de su interfaz de programación cifrada.
• El acceso se valida con códigos de un solo uso enviados al correo registrado en el Colegio o, para el personal, con la cuenta de Telegram que el Colegio tiene registrada; no existen contraseñas que puedan filtrarse.
• Cada representante solo puede ver y gestionar a los alumnos vinculados a su cédula en el registro escolar; los alumnos de bachillerato no acceden a información administrativa.
• Los grupos de Telegram del Colegio son privados. El ingreso se realiza con enlaces personales de un solo uso que el Servicio emite únicamente a quien consta en el registro del Colegio para ese grupo; quien ingrese con el enlace de otra persona es retirado. Las solicitudes de ingreso de personas no verificadas se rechazan automáticamente. Un enlace, por sí solo, no permite el acceso.
• El servidor aplica controles de acceso restringido al equipo técnico, y el asistente tiene instrucciones expresas de no revelar datos personales.

11. Derechos de los usuarios

De conformidad con el artículo 28 de la Constitución de la República Bolivariana de Venezuela, los usuarios tienen derecho a acceder a la información que sobre ellos conste en registros, así como a solicitar su actualización, rectificación o supresión cuando corresponda.

Dado que los datos de identificación provienen del registro escolar, las correcciones sobre esos datos deben gestionarse ante la administración del Colegio, con una excepción: el usuario puede actualizar su correo desde el Bot o a través del soporte, y el Servicio comunica la corrección al Colegio. Para cualquier otra solicitud relativa al Servicio, incluida la desvinculación de una cuenta de Telegram, el usuario puede escribir a info@asistentebyg.cloud. El procedimiento de eliminación de datos se describe en eliminación de datos.

12. Permisos del dispositivo (Aplicación móvil)

• Cámara: se solicita únicamente cuando el usuario decide tomar una foto para adjuntarla (comprobante de pago, justificativo de inasistencia o consulta al asistente).
• Archivos e imágenes: se accede únicamente al archivo que el usuario selecciona voluntariamente para adjuntar.

Ningún permiso se usa en segundo plano ni con fines distintos a la acción iniciada por el usuario. El Bot de Telegram no solicita permisos del dispositivo: opera dentro de la aplicación de Telegram conforme a los permisos que el usuario haya concedido a esta.

13. Cambios a esta política

Cualquier cambio relevante a esta política se publicará en esta misma página, actualizando la fecha indicada al inicio. Si el cambio afectara de forma sustancial el tratamiento de los datos, se informará además a través de los canales oficiales del Colegio.

Historial de cambios: 17 de junio de 2026, versión inicial para la Aplicación móvil. 15 de septiembre de 2026, se incorpora el Bot de Telegram, el acceso de alumnos de bachillerato al asistente académico y los registros administrativos del Colegio. 2 de octubre de 2026, se incorporan el personal del Colegio, los enlaces personales de un solo uso para los grupos, el registro de correos enviados, y la política se publica en asistentebyg.cloud. 4 de octubre de 2026, se incorporan la verificación del personal con la cuenta de Telegram registrada por el Colegio, la comprobación en Telegram de la pertenencia a los grupos, la actualización del correo por el propio usuario o por el soporte, y el envío por Telegram del código de los alumnos a sus representantes verificados.

14. Contacto

Para consultas sobre esta política o sobre el tratamiento de datos en el Servicio: Eduardo Maurin — info@asistentebyg.cloud — Caracas, Venezuela.